Skoldatatek

Hej!

Vi har många elevärenden hela vägen från förskola till gymnasiet. Det blir många minnesanteckningar att härbärgera och vi funderar nu över bästa sättet. Det ska fungera praktiskt i en stressig vardag men ändå vara säkert mot obehöriga. Spara i datorn eller på sticka är bekvämt, men inte tillgängligt för kollegor som kanske behöver ta över ett ärende. Skriva ut och sätta i pärm när ärendet blivit "vilande", och samtidigt ta bort ur datorn? Hur gör ni andra?

Lena Blomberg

I Boden sparar vi alla ärenden med personuppgifter i hängmappar. De som vi inte längre jobbar med sorterar vi i en "vilande/avslutad" avdelning.
Vi har en gemensam mapp för Skoldatatek på kommunens server. Bara vi på Skoldatateket har läs och skrivrättigheter här. Där för vi en "journal" på de insatser vi har gjort. I journalen finns Elevens namn, födelseår, skola+åk, föräldrar och tel, lärares namn och tel. Några personuppgifter har vi inte med och vi skriver inga värderingar. Det enda vi bokför är vad vi har gjort, sagt och de överenskommelser vi har gjort.
Våra "journaler" är uppbyggda i tabellform, med ett tabellhuvud som innehåller kontaktinfo. Under detta kommer alla anteckningarna, med den nyaste överst. "Journalen"+andra dokument om utlånad utrustning ligger i en mapp för varje elev. Mappen heter ex.vis: Central-Simon åk2, Park-Lisa åk9. Varje år byter vi åk i mappens namn.
Det är viktigt att inte göra överträdelser enl. PUL.

I Norrköping har vi ett system upplagt i First Class med en skoldatatekskonferens, vilket innebär att vi alltid kommer åt våra anteckningar om eleverna var vi än befinner oss. Eleverna Diva -registreras när skolan ansöker till oss. Vi antecknar namn, år, skola, lärare, adress och födelsedata. Likaså ankomstdatum för ansökningshandlingarna. Under elevens namn länkar vi så våra anteckningar med åtgärdsförslag och under ytterligare en länk har vi våra minnesanteckningar från våra olika träffar med pedagogerna, Vilka som deltagit, vad vi visat/ pratat om osv.
På så sätt vet vi alltid om en elev är inskriven hos oss när tex nya skolan ringer och vill ha hjälp.
Endast skoldatatekspersonalen har behörighet till konferensen. Vi är mycket nöjda med vår modell.

Hej Anneli och Britt!
Här kommer sent omsider ett tack för era svar. Vi har idag ett system som liknar det ni har i Boden, men är på väg mot något liknande det i Norrköping.
Det system vi ska få i höst heter Platina och blir ett digitalt ansöknings- och journalsystem dit vi kan koppla våra minnesanteckningar. Vi tror och hoppas att det ska bespara oss och skolorna tid, bl a genom att det inte ska gå att skicka ansökningar där uppgifter saknas. Idag ägnar vi för mycket tid åt administration av ansökningarna.
MVH Lena